Projektantrag

Eine inhaltliche Beratung zu den Anträgen erfolgt durch unser Prorektorat Forschung.

Bitte informieren Sie das Rektorat frühzeitig über die vorgesehene Einwerbung von Drittmitteln. Hierfür steht Ihnen das Formular Drittmittelanzeige zur Verfügung. Dieses Formular ist zwingend notwendig und wird zunächst vom Sachgebiet Drittmittel zusammen mit dem Finanzierungsplan und sonstigen notwendigen Unterlagen (z. B. Ausschreibung, Antrag, Vertragsentwurf) geprüft.

Bitte verwenden Sie für die Finanzplanung den passenden Excel-Vordruck. Wir möchten den Antragstellenden zeitnah ein Feedback zur Kostenkalkulation und Vertragsgestaltung geben. Bitte reichen Sie Ihre Dokumente so früh wie möglich ein, spätestens drei Wochen vor der beabsichtigten Antragsstellung beim Mittelgeber.

Finanzrechtliche Einordnung des Projektes

Ihr Projekt wird in der Regel in folgenden Kategorien einzuordnen sein und daraus ergeben sich Konsequenzen für die Steuerpflicht und Kalkulationsvorgaben:

Eigenforschung

Eigenforschung liegt vor, wenn wir mit eigenen Mitteln und/oder mit Mitteln Dritter forschen, solange der Drittmittelgeber im Gegenzug zur Drittmittelvergabe keine Verwertungsrechte an den Ergebnissen verlangt, oder die Veröffentlichung der Ergebnisse verhindert, oder fachliche Detailsteuerung vornimmt. In diesem Fall können Sie das Formular Finanzplan DFG/BMBF als Grundlage zur Kalkulation des Projekts verwenden. Diese Projekte sind in der Regel nicht steuerpflichtig.

Bundesministerien oder die von diesen beauftragte Einrichtungen

Gedruckte Anträge an den Bund sind über das Prorektorat Forschung einzureichen. Dies gilt auch für Anträge, die vom Antragsteller zunächst in elektronischer Form über easy-Online, dem Portal zur Beantragung von Fördermitteln des Bundes, eingereicht werden müssen. Die Unterschrift erfolgt durch den Rektor über das Sachgebiet Drittmittel. Die Weitergabe der Antragsunterlagen an den entsprechenden vom Bund beauftragten Projektträger sowie das MWK erfolgt über das Sachgebiet Drittmittel.

easy-Online 

Deutsche Forschungsgemeinschaft

Die Antragstellung bei der DFG erfolgt in dem System zur elektronischen Antragstellung "elan". Die Anträge im Bereich der Sachbeihilfe, des Emmy-Noether-Programms und der Schwerpunktprogramme werden vom Antragssteller über elan unmittelbar der DFG vorgelegt, die weiteren Anforderungen sind dem entsprechenden Merkblatt „Programm Sachbeihilfe“ zu entnehmen. Arbeitgebererklärungen müssen immer über das Sachgebiet Drittmittel an das Rektorat eingereicht werden.

DFG elan

Auftragsforschung

Verlangt der Mittelgeber hingegen die Verwertungsrechte an den Ergebnissen, verhindert der Mittelgeber die Veröffentlichung oder steuert der Mittelgeber das Projekt fachlich im Detail, forschen wir im Auftrag von Dritten. Eine solche Forschung ist umsatzsteuerpflichtig. Dies ist eine Tätigkeit im wirtschaftlichen Bereich und gemäß EU-Recht sind wir als Hochschule verpflichtet unsere Leistungen zu marktüblichen Preisen anzubieten. So muss ein Gemeinkostenzuschlag (zurzeit 40% auf die Personalkosten) und ein Gewinnzuschlag (4-5%) erhoben werden. Als Kalkulationshilfe können Sie das Formular Finanzplan wirtschaftliche Tätigkeit verwenden.
 

Projektkalkulation bei wirtschaftlichen bzw. wirtschaftsnahen Tätigkeiten

Die für den Forschungsauftrag zu berechnender Vergütung muss sämtliche durch das Projekt verursachte Kosten (Vollkosten) decken:

• Direkte Projektkosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Vorhaben stehen (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial etc.).
• Indirekte Kosten (Gemeinkosten, Overhead), die dem Vorhaben nicht direkt zurechenbar sind, jedoch als Kosten für die projektführende Einrichtung identifiziert und gerechtfertigt werden (z. B. als Nutzungsentgelt für Infrastruktur, Raumkosten, Strom, Heizung, Telefon etc.).
• Gewinnaufschlag in Höhe von 5 %.
• Evtl. Forschungszulage (nur bei Auftragsforschung).
• Umsatzsteuer.

Zur Berechnung der Kosten finden Sie eine Vorlage beim Sachgebiet Drittmittel. 

Die Zusammenarbeit mit privaten Dritten muss vor Aufnahme der Forschungstätigkeiten vertraglich festgelegt werden. Das Sachgebiet Drittmittel unterstützt die Wissenschaftler/-innen der Pädagogischen Hochschule schon vor der Vertragsanbahnung bei der Einschätzung, ob es sich bei einem konkreten Vorhaben um Auftragsforschung, wissenschaftliche Dienstleistung (WDL) oder Kooperationsforschung handelt. Verträge werden grundsätzlich durch das Rektorat gezeichnet.

Annahme von Forschungsaufträgen

Die beabsichtigte Übernahme eines Forschungsauftrags oder Dienstleistungsauftrags ist dem Sachgebiet Drittmittel über die Drittmittelanzeige frühzeitig mitzuteilen.

An die Pädagogische Hochschule gerichtete Forschungsaufträge werden als Dienstaufgabe, d.h. im Rahmen der regulären Tätigkeit des Auftragsnehmers an der Pädagogischen Hochschule Freiburg, durchgeführt.

Falls keine Bedenken gegen die Annahme des Forschungsauftrags bestehen, muss der vorbereitete Vertrag der Abteilungsleitung Finanzen und Organisation, der Leitung des Sachgebiet Drittmittel und dem Referat Steuern zur Prüfung vorgelegt werden. Die rechtsverbindliche Unterschrift darf nur durch das Rektorat geleistet werden.

Eigenanteil

Abhängig vom Mittelgeber und den spezifischen Förderlinien ist ggf. durch die Hochschule ein Eigenanteil im Projekt zu erbringen. Dieser Eigenanteil wird üblicherweise durch den anteiligen Einsatz von Stammpersonal erbracht. In einigen Fällen sind aber tatsächlich entstandene, zusätzliche Ausgaben nachzuweisen. Über die Gewährung von Eigenmitteln entscheidet das Rektorat. Eine Klärung, wie ein Eigenanteil erbracht werden kann, ist daher zwingend vor der Antragstellung notwendig.

Wir bieten regelmäßig Weiterbildungen an. Die Einordnung ist hierbei unabhängig davon, ob die einzelnen Teilnehmenden hierfür Gebühren oder Beiträge zahlen, oder ob eine Institution für die Kosten aufkommt (beispielsweise, wenn das Kultusministerium dafür zahlt, dass wir Lehrer/-innen weiterbilden). Auch eine Kombination ist denkbar. In diesem Fall ist regelmäßig davon auszugehen, dass weder Umsatzsteuer noch Gewinnzuschlag zu berechnen ist. Allerdings sind diese Projekte ertragssteuerpflichtig, ein eventueller Gewinn ist also zu versteuern. Nebenleistungen wie Bewirtung und Beherbergung sind umsatzsteuerpflichtig und sollten vermieden werden.

Wissenschaftliche Tagungen

Einnahmen aus wissenschaftlichen Tagungen sind i.d.R. nicht umsatzsteuerpflichtig. Allerdings sind diese Projekte ertragssteuerpflichtig, ein eventueller Gewinn ist also zu versteuern. Nebenleistungen wie Bewirtung und Beherbergung sind umsatzsteuerpflichtig und sollten vermieden werden. Übrige Dienstleistungen, Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse Unter diesen Begriff fallen u.a. Evaluationen, die Erstellung von Gutachten und die Personalgestellung. Hier muss sowohl ein Gemeinkostenzuschlag (derzeit 40% auf Personalkosten), ein Gewinnzuschlag (5%) und Umsatzsteuer berechnet werden. Als Kalkulationshilfe können Sie das Formular Finanzplan wirtschaftliche Tätigkeit verwenden.

Projektverwaltung

Für jeden Geldgeber eines Projekts muss eine Drittmittelanzeige von der Projektleitung ausgefüllt werden, daraufhin wird eine separate Projektnummer eingerichtet. Über diese Projektauftragsnummer muss sämtlicher projektbezogener Zahlungsverkehr erfolgen. Sie erhalten die Mitteilung über die Einrichtung einer Projektnummer, sobald der Drittmittelstelle folgende Unterlagen vorliegen: Drittmittelanzeige, Projektantrag, Finanzierungsplan sowie Vertrag oder Zuwendungsbescheid. Die Projektleitung ist für die ordnungsgemäße, wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Mittel unter Berücksichtigung der Bestimmungen des Geldgebers verantwortlich. Informationen über haushaltsrelevante Änderungen (Umwidmungen, Laufzeitänderungen etc.) sind umgehend mit dem Sachgebiet Drittmittel zu besprechen.

Das Sachgebiet Drittmittel erstellt Mittelabrufe und Verwendungsnachweise. Mittel privater Geldgeber werden per Rechnungsstellung und gemäß der Vertragsbedingungen angefordert. Öffentliche Drittmittel sind für 6 Wochen (BMBF) bzw. 3 Monate (DFG) im Voraus anzufordern und müssen zwingend in dieser Zeit verausgabt werden. Zu hohe Kassenbestände führen zu Rückzahlungsforderungen des Mittelgebers und zu Zinszahlungen. Weiterhin unterliegen Zuwendungen des Bundes und des Landes der Haushaltsjährlichkeit: Mittel verfallen am Ende des Haushaltsjahres, soweit sie nicht abgerufen oder ggf. durch Antrag an den Mittelgeber in das Folgejahr verschoben wurden. Aus diesen Gründen ist der Mittelbedarf sorgfältig und frühzeitig zu planen.

Bewirtschaftung von Personal- und Sachmitteln

Vorbemerkung: Drittmittel unterliegen in aller Regel den landesrechtlichen Bestimmungen (insbesondere Verwaltungsvorschriften des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter (Drittmittelrichtlinien - DMRL) zu §§ 13 und 41 Landeshochschulgesetz (LHG), sofern seitens des Drittmittelgebers keine besonderen Regelungen getroffen werden.

Verwendung von Personalmitteln

Personalmittel können nach Maßgabe der vorliegenden Bewilligung für wiss. Mitarbeiter/-innen, Lehraufträge und stud./wiss. Hilfskräfte verwendet werden; hingegen nicht für Honorarzahlungen an die Projektleitung persönlich, da deren Tätigkeit im Rahmen der Projektarbeit zur Erfüllung ihrer Dienstaufgaben im Hauptamt erfolgen.

Beschäftigung von Mitarbeiter/-innen

Aus Forschungsmitteln können Mitarbeiter/-innen entweder befristet neu eingestellt werden oder die Arbeitszeit von vorhandenen teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter/-innen kann befristet aufgestockt werden. Hier ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 39,5 Stunden zu berücksichtigen. Weiterhin sind die Bestimmungen des TV-L zu beachten. Anträge auf Einstellung reichen Sie bitte frühzeitig in der Personalabteilung ein. Bitte beachten Sie auch, dass unter Umständen eine öffentliche Ausschreibung zur Stellenbesetzung erfolgen muss. Bitte setzen Sie sich dazu frühzeitig mit der Personalabteilung in Verbindung.

Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte

Nähere Informationen sowie die aktuellen Vergütungssätze entnehmen Sie bitte der Homepage. Berücksichtigen Sie in Ihrer Projektkostenkalkulation neben der monatlichen Vergütung der stud. und wiss. Hilfskräfte immer auch den Arbeitgeberanteil.

Verwendung von Sachmitteln

Für die Verwendung aller Sachmittel beachten Sie immer die Vorgaben des Zuwendungsgebers und die Beschaffungsrichtlinie. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Zentrale Beschaffungsstelle des Sachgebiets Haushalt. 

Alle Rechnungen und Belege werden in der Finanzabteilung zur Zahlung eingereicht. Auf der Rechnung bzw. dem Beleg ist per Unterschrift die sachliche Richtigkeit zu bestätigen und mit der Projektnummer zu versehen, so dass eine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden kann.

Bitte beachten Sie: bei Lieferungen aus dem Ausland (EU-Mitgliedstaat oder Drittland) muss die Hochschule eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer erhalten. Hierzu ist im Bestellvorgang dem leistenden Unternehmen die USt-ID der Hochschule mitzuteilen: DE811374611. Das Sachgebiet Haushalt führt dann die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab und belastet das Projekt entsprechend. 

Reisekosten

Für die Genehmigung der Reisen gilt das an der Pädagogischen Hochschule Freiburg übliche Verfahren (Dienstreiseantrag). Bitte beachten Sie, dass Flugreisen durch das Rektorat genehmigt werden müssen. Zusätzlich ist bei Flugreisen die Klimaabgabe zu kalkulieren und abzuführen. Der Drittmittelgeber kann Abweichungen von der Anwendung der üblichen Regelungen zulassen und eigene Erstattungsregelungen bestimmen. Diese müssen schriftlich im Bewilligungsbescheid oder Vertrag vereinbart sein.

Taxis dürfen nur benutzt werden, wenn triftige Gründe vorliegen, dies ist schriftlich zu begründen.

Werk- und Honorarverträge

Bitte stellen Sie rechtzeitig, d.h. mindestens 10 Werktage vor Auftragsvergabe, einen Antrag auf Abschluss eines Werk-/ Honorarvertrages an die Personalabteilung. Die Anträge finden Sie ebenfalls auf unserer Homepage unter Personalabteilung/ Verwaltungsformulare. Der Abschluss ist nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich und bedarf bereits im Vorfeld der Mitwirkung der Antragsteller. Mit Beschäftigten der Pädagogischen Hochschule Freiburg werden grundsätzlich keine Werk-/Honorarverträge abgeschlossen.

Veranstaltungen

Wissenschaftliche Veranstaltungen (z.B. Symposien, Kolloquien, Workshops) können aus Projektmitteln finanziert werden, wenn der Drittmittelgeber dies bewilligt hat.

Bewirtungskosten

Die Übernahme von Bewirtungskosten aus Drittmitteln kann nur erfolgen, wenn die Zuwendungsbedingungen des Drittmittelgebers dies ausdrücklich zulassen. Bitte beachten Sie die Repräsentationsrichtlinie. 

Finanzierungslücken

Sollten bei vorhandenen Ausgabepositionen Mehrkosten anfallen, muss dies umgehend gemeldet werden. Finanzierungslücken können häufig durch Umwidmungen innerhalb des Finanzplanes gedeckt werden. Hierzu ist das Einverständnis des Mittelgebers erforderlich. In seltenen Fällen kann auch ein Aufstockungsantrag beim Mittelgeber gestellt werden. Sofern Finanzierungslücken nicht durch Drittmittel abgedeckt werden können, müssen sie durch andere Ihnen zur Verfügung stehende Mittel gedeckt werden.

Finanzplanung

Die Projektleitung ist angehalten, die Ausgaben innerhalb des Projektes regelmäßig zu prüfen und Unstimmigkeiten dem Sachgebiet Drittmittel mitzuteilen. Die Ausgaben, die auf dem Projektkonto verbucht sind, können über Qis-FSV eingesehen werden. Den Zugang erhalten Sie über das Sachgebiet Drittmittel oder das Sachgebiet Haushalt. 

Das Projektende ist in aller Regel durch den Bewilligungsbescheid oder den Projektvertrag bestimmt.

Verwendungsnachweis

Bitte prüfen und beachten Sie in diesem Zusammenhang Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Mittelgeber. Der zahlenmäßige Verwendungsnachweis wird von der Drittmittelverwaltung erstellt.

Restmittel

Restmittel werden nach Beendigung des Projektes an den Drittmittelgeber zurücküberwiesen. In Ausnahmefällen können Restmittel zweckgebunden weiterverwendet werden. Hierfür ist eine schriftliche Bestätigung durch den Mittelgeber vorzulegen. Sofern Restmittel nicht an den Drittmittelgeber zurückerstattet werden müssen, stehen diese grundsätzlich bis Ende des Folgejahres zur Verfügung. Nach Ablauf dieses Zeitraums entscheidet das Rektorat über die weitere Verwendung der ggf. noch zur Verfügung stehenden Mittel.

Forschungsdatenarchivierung

Spätestens zum Projektabschluss müssen die erhobenen Forschungsdaten archiviert werden (vgl. Richtlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis). Dafür wird vom ZIK ein projektbezogener Ordner eingerichtet, zu dem von der Projektleitung benannte Personen Zugriff haben. Bitte melden Sie dem Prorektorat Forschung unter forschung@ph-freiburg.de, zu welchem Datum die archivierten Daten frühestens gelöscht werden können. Weitere Informationen finden Sie auf den Webseiten des Prorektorats Forschung.