Die Projektleiter/-innen sind verantwortlich für den Rahmen und sollten die notwendigen Ausgaben überblicken (Laufzeit, Qualifikation des Personals, was wird zur Durchführung benötigt).

Daten der Pädagogischen Hochschule Freiburg für die elektronische Antragstellung

Participant Identification Code (PIC):
Legal name: PÄDAGOGISCHE HOCHSCHULE FREIBURG
Short name: PHFR
LEAR: Hendrik Büggeln kanzler@ph-freiburg.de

Unterstützung bei Antragsstellung und Ideen zum Antrag:

• EU-Referat an der PH Ludwigsburg

Das Team des Sachgebiet Drittmittel unterstützt Sie gerne bei:

• Kalkulation der verschiedenen Kostenpositionen (Staffcosts, Travel Costs, Other Costs, je nach Linie).
• Verträge – Vertragsverhandlungen, Bedingungen, Rechte und Pflichten etc..
• Regelungen und Kalkulation von Steuern, Gewinn und Eigenanteil.

Zur Ausarbeitung von Projektanträgen in Horizon Europe kann beim EU-Referat Ludwigsburg eine Anschubfinanzierung aus MWK-Mitteln beantragt werden. Die Anschubfinanzierung ist für alle Antragstellungen unter Erasmus und Horizon Europe möglich – ob als Koordinator oder Partner, ob in Mobilitäts-, Verbundprojekten. Es wird empfohlen, frühzeitig das EU-Referat Ludwigsburg zu kontaktieren.

Vor dem Start des Projekts reicht jede/r Projektleiter/-in die Drittmittelanzeige zusammen mit dem Call, dem Budget, der Bewilligung oder dem noch nicht unterschriebenen Vertrag ein. Das Sachgebiet Drittmittel vergibt dafür eine Projektnummer (Kostenträger), den Sie bitte bei Fragen oder Rechnungen immer angeben. Zudem vergibt die Kasse ein Kassenzeichen, damit die Geldeingänge entsprechend zugeordnet werden können.

Aufgaben der Projektleriter*in:

• Trägt inhaltliche & finanzielle Verantwortung für Umsetzung.
• Informiert Geldgeber und Drittmittelabteilung über inhaltliche Änderungen.
• Verantwortet Bewirtschaftung des Projekts gemäß Antrag und vorliegendem Finanzplan.
• Trägt Budgetverantwortung und kontrolliert über QIS-FSV oder über Berichte.

Das Team des Sachgebiet Drittmittel unterstützt Sie gerne bei:

• Erstellung der Templates als Vorlage für Projektpartner (wenn die PH Coordinator ist).
• Erstellung der Zwischenbericht / Finance Reports.
• Erstellung und Einreichung des Final Finance Reports.
• Berät und kalkuliert Modifikationen (z. B. Personalwechsel).
• Änderungen der Budget Categories oder Shift-Anträge.

Grundsätzlich sind die verschiedenen Förderungsinstrumente der EU sehr unterschiedlich in den Anforderungen zur Abrechnung.

ERASMUS Plus

Erasmus+ fördert die europaweiten Zusammenarbeit in allen Bildungsbereichen. Es wird als Schlüssel für den Europäischen Bildungsbereich gesehen.

Kernziele von Erasmus+

• lebenslanges Lernen fördern,
• nachhaltiges Wachstum ermöglichen,
• sozialen Zusammenhalt und die europäische Identität stärken,
• Innovationen vorantreiben.

Erasmus Plus - Cooperation Partnerships (KA220)

Diese Projektlinie fördert die strukturierte Zusammenarbeit von mindestens 3 Organisationen aus EU-Mitlgiedstaaten.

Die Förderhöhe erfolgt in Pauschalbeträgen von 120.000 Euro, 250.000 Euro oder 400.000 Euro. Das Budget wird in einzelne Arbeitspakete gegliedert.
Die Projektlaufzeit in dieser Förderlinie beträgt zwischen 12 und 36 Monaten.

Weitere Informationen finden Sie auf den Webseiten der EU Kommission und der Nationalen Agenturen in Deutschland über die weiteren Entwicklungen.

Informationen der EU-Kommission zum EU-Programm Erasmus+

• NA DAAD - Hochschulbildung
• NA PAD - Schulbildung
• NA beim BIBB - Berufsbildung und Erwachsenenbildung
• NA JUGEND für Europa - Jugend

Horizon Europe

Horizon Europe ist das neunte Forschungsrahmenprogramm der Europäischen Union und soll dem Europäischen Forschungsraum optimale Bedingungen für die weitere Entwicklung eröffnen. Weltweit ist es das größte Einzelförderprogramm für Forschung und Innovation. Es zielt darauf ab, eine wissens- und innovationsgestützte Gesellschaft und eine wettbewerbsfähige Wirtschaft aufzubauen sowie gleichzeitig zu einer nachhaltigen Entwicklung beizutragen. 

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.horizont-europa.de.

Bitte beachten Sie hierzu auch folgende Information Mail des Kanzlers – Verpflichtendes Kick-off mit Ludwigsburg

Grundlegendes

• Lump Sums wurden eingeführt, um Abrechnungsfehler zu verringern.
• Zur Vereinfachung des Projektmanagements, das heißt keine kostengenaue Abrechnung und keine Arbeitszeitnachweise.
• Der Fokus des Reportings liegt auf den Projektinhalten und Ergebnissen.

Wie erfolgt die Abrechnung?

• Die Art der Abrechnung ergibt sich aus der Ausschreibung: Lump Sums oder Actual Costs?
• Die Budgetplanung für Lump Sum-Projekte ist detaillierter, die Kostenerstattung erfolgt nach dem aufgestellten Budget im Vorfeld. Benötigt werden:
  • Eine nachvollziehbare Schätzung der tatsächlichen Kosten.
  • Eine sorgfältige Untergliederung des Budgets in sinnvolle Arbeitspakete.
• Unterschiede zur Abrechnung nach tatsächlichen Kosten:
  • Die Kostenerstattung erfolgt am Ende der Berichtsperiode
  • Die Basis der Erstattung sind vollständig implementierte Arbeitspakete – alle geplanten Aktivitäten müssen ausgeführt sein, um die Erstattung auszulösen.
  • Belege über angefallene Kosten sind nicht notwendig.

Auszahlung des Projektbudgets

• Vorfinanzierung: Die Höhe dieser ist abhängig von der Projektlaufzeit und des geplanten Gesamtbudgets.
• Bei manchen Ausschreibungen gibt es Zwischenzahlungen, die an abgeschlossene Arbeitspakete gebunden sind.
• Eine Abschlusszahlung ist ebenfalls üblich, abhängig von der Anerkennung vollständig abgeschlossener Arbeitspakete.
• Am Ende  des Projekts erfolgt gegebenenfalls eine anteilige Auszahlung für nur anteilig abgeschlossene Arbeitspakete, entsprechend dem Budgetplan und hinreichender Begründung im Schlussbericht

Wichtig

• Allgemeine Fördergrundsätze sind trotzdem einzuhalten!
  • Rechnungslegungsgrundsätze und Kostenrechnungsverfahren sind anzuwenden.
  • Alle Leistungen sind während der Projektlaufzeit zu erbringen (Ausnahme: Abschlussbericht).
• Kein detaillierter Finanzbericht notwendig: Stattdessen technischer Bericht und Bericht über die pauschalierten Kosten zu den bearbeiteten Finanzpaketen.
• Jeder Partner erhält einen pauschalen Anteil des Budgets für die zu bearbeitenden Arbeitspakete.
• Nachweise über die im Annex 1 festgehaltenen und geplanten Arbeiten sind erforderlich.

Timesheets

Timesheets bilden die bedeutende Grundlage für die Abrechnung der Personalkosten, der größten Kostenposition an der PH. Das Ausfüllen der Timesheets bedarf Genauigkeit und Engagement doch die Mitarbeitenden tragen damit zur Sicherung ihrer Stellen bei.

Korrekt geführte Timesheets sind die Voraussetzung dafür, dass eine Erstattung der Kosten gerechtfertigt werden kann.

Bedeutung von Timesheets für die Hochschule und das Projekt:

• Dienen zur Abrechnung – Rechtfertigung der Kosten und Personalzuordnung.
• Nachweis darüber, dass Bemühungen und Ressourcen ordnungsgemäß und realistisch für die Durchführung der Projektaktivitäten eingesetzt wurden.
• Wichtige Unterlagen um aufgewendete Arbeitszeit der Mitarbeitenden für ein bestimmtes Projekt korrekt nachzuweisen.
• Timesheets notwendig egal ob als Voll- oder Teilzeitkraft und ob sie ausschließlich an einem oder mehreren Projekten arbeiten.
• WICHTIG: Informationen auf den Timesheets müssen mit allen weiteren Aufzeichnungen zu Krankheit, Urlaubstagen, Dienstreisen und anderen Abwesenheiten (Mutterschutz, Elternzeit etc.) übereinstimmen.

Informationen auf den Timesheets:

• Acronym und Nummer des Projekts wie im Grant Agreement spezifiziert.
• Name der Hochschule wie im GA spezifiziert.
• Zeitraum der auf dem Timesheet abgebildet wird, inklusive dem Jahr.
• Name und Vorname der im Projekt arbeitenden Person.
• Zuordnung zu den Work Packages.
• Unterschrift mit Datum und vollem Namen der Person die im Projekt arbeitet.
• Unterschrift mit Datum und vollem Namen des zuständigen Projektleiters/der Projektleiterin (ggf. Kanzler oder Rektor).

Arbeitszeit - rechtliche Vorgaben:

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt den rechtlichen Rahmen für die Zeitaufzeichnungen vor.
• Formale Dokumentation der gem. Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeit zwingend notwendig:
  Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit bei 100 % Beschäftigungsgrad:
  Angestellte: 39,5 Stunden.
  Beamte: 41 Stunden.
• Ein Arbeitstag hat maximal 10 Stunden.
• Eine tägliche Ruhezeit von 11 Stunden muss zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden.
• Wochenendarbeit/Schichtdienst müssen im Arbeitsvertrag vereinbart sein.
• Keine übermäßige Mehrarbeit – Überstunden müssen abgebaut werden.